31 mai 2018

Réunion pour l’organisation des Vieilles Coques 2018

Pôle nautique de Concarneau, jeudi 31 mai 2018

 

Présents :

  • La Misaine : Martine Rayer, Francis Mabile, René Naviner.
  • Le Marche-Avec : Paul Rohou, François Mével, Pascal Tocquec, Yvon Le Borgne, May-F Garot, Bernard Lopapa.
  • Absent : René Arveuf.
  • Début à 18h00.

La fête nautique des  Vieilles Coques est organisée conjointement par les associations « La Misaine » et « les Amis du Marche-Avec » depuis 2016. Elle doit avoir lieu cette année samedi 7 juillet, sur les quais, à Concarneau. 

 

Ponton mis à notre disposition

Cette année, les bateaux devront mouiller le long du ponton « quai Carnot ». Nous ne disposerons pas du ponton « pêcheurs » (Voir plan fournit par Francis). Nous aurons moins de place ; cela compliquera le plan de mouillage pour les bateaux participants.

 

Accueil des bateaux

Prévoir un accueil le vendredi soir et un apéro (sur le Marche-Avec).

 

Affiches, tracts, flyers - Banderoles

Francis a trouvé sur Internet un imprimeur nettement moins cher que celui des années précédentes. 

  • Documents non vendus : 100 affiches (21x29 cm env.), 50 affiches (29x42 cm env.), 1 000 flyers (15x21). 
  • Mi-juin : il faut les mettre les affiches et distribuer les flyers dans les boulangeries, tabac, commerces etc. enfin tous les lieux que fréquentent régulièrement les gens. Sans oublier les lieux municipaux comme la maison des associations et autre. Également dans les réseaux de chacun.
  • Fin juin : distribuer des flyers dans les campings du coin.
  • Il faut se répartir les lieux pour couvrir au maximum et éviter les doublons. 
  •  Martine coordonne tout cela 06 76 78 06 81.
  • Sur le site vieillescoques.fr , dans la rubrique «Documents» on peu télécharger l’affiche et le flyer pour l’envoyer par mail dans nos réseaux respectifs. Ne pas en faire de photocopies.
  • Le dossier de presse, quant à lui,  est destiné, comme son nom l’indique, à la presse.
  • Il y a aussi des « tirés à part » (grand format) qui pourraient être vendus (15 € ?) ; 100 pour La Misaine et 100 pour le Marche-Avec et 100 pour Bruno Blouch. Martine doit s’occuper de ce sujet. Ces tirés à part sont également destinés en cadeaux aux institutions et à nos «sponsors» .
  • Enfin il y a 200 gobelets en plastique consignés 1€ le jour de la fête.

Banderoles :

Bernard a regardé les banderoles Cotten (5,70x0,70 m – 25 €) plus les lettres (59 €).

Francis a trouvé une formule moins chère. François aussi : le coût des lettres adhésives en 30 cm pour la mention « VIEILLES COQUES » est de 125 euros pour les 3 banderoles et la mention « Samedi 7 juillet en 10 cm de 31 euros pour les 3 banderoles. Le coût total des 3 banderoles serait de 75+125+31 soit 231 euros ou 77 euros pour chaque banderole. Les dimensions ( 5.70 m et 0.70 m correspondent aux poteaux existants sur les deux ronds points d’entrée de ville. La 3ème banderole serait posée sur une barrière à l’entrée du site de la fête. 

Les 3 banderoles de 1m x 4m sont commandées en ligne pour 132,36 € avec la mention :

  VIEILLES COQUES

SAMEDI       JUILLET 

Le numéro du jour (7) sera ajouté en lettres autocollantes (4€)

 

Matériel : Barnums, tables, etc 

Le tableau établi par Francis donne le détail : 1 barnum du Chien jaune, 1 barnum de La Misaine, 1 barnum à René Naviner, plus un barnum (8x5 m) à louer.

Ce tableau est disponible via le site «vieillescoques.fr» rubrique «Membres». Le mot de passe est «VC2018». Chacun peut et doit le compléter.

Il permet de suivre l’évolution du travail.

Il faut voir avec la Mairie pour 40 tables et 80 bancs, 20 tréteaux et 10 plateaux, 20 barrières, 1 scène. Ce matériel a été demandé officiellement mais il faut vérifier s’il n’y a pas d’erreurs ou d’oublis.

Il faudra aller chercher les barnums le samedi matin ou le vendredi. On pourrait aussi demander à la Ville un 2ème container pour stocker les barnums la veille et le samedi soir.

 

Restauration:

IL faut prévoir 320 repas (40 tables x 8 places).

Le tableau de Francis indique les produits prévus.

Café : Il faut prévoir un percolateur. François s’en occupe auprès de la Cuisine Centrale de Concarneau.

René a besoin de grands récipients inox. François s’en occupe auprès de la Cuisine Centrale de Concarneau.

Vaisselle : assiettes en carton. Verres en plastique (consignés). Bols (écuelles) en plastique pour la soupe 

Crêpes : Francis n’a pas trouvé de crêpières disponibles à cette date. René a peut-être un filon.

Tickets pour la nourriture : Francis a dessiné des modèles de tickets selon les plats et les boissons. Il reste à les imprimer (ou les photocopier).

 

Repas des bénévoles : Chacun amène son pique-nique.

 

Concours de godille.

Pascal a négocié avec l’école de voile ; elle peut mettre deux prames (genre Caravelle) à notre disposition. Il faudra enlever les moteurs, faire quelques aménagements (déposer les flaps, avec la permission de Yannick Postic) et trouver deux avirons identiques. Pascal s’en occupe. 

Il faut aussi souscrire une assurance (responsabilité civile) pour cet événement. Martine doit voir avec les compagnies d’assurance (celle de la Misaine et celle du Marche-Avec).

 

Musiciens sur le Marche-Avec

Comme l’an dernier, trois musiciens sont disposés à jouer sur le Marche-Avec : un pianiste, un chanteur-guitariste et une chanteuse. Même schéma qu’en 2017 : embarquement des musiciens et de leur matériel au ponton lourd vers 15 :30. Le pianiste et les chanteurs jouent et chantent jusqu’à l’arrière-port. Un générateur est à nouveau prêté par l’APPAK.

 

Exposition de maquettes.

Le club de maquettistes de Trégunc doit présenter des réalisations le 7 juillet. Il faudrait demander au club de Concarneau s’ils veulent participer. François s’en occupe.

 

Photographes

Il y aura 5 photographes. Il serait souhaitable que certains puissent embarquer sur des bateaux.

 

Prochaine réunion des Vieilles Coques. Francis doit contacter René Arveuf pour retenir une date.